Arbetsmiljöansvaret ligger kvar hos arbetsgivaren. Det som fördelas ut är uppgifterna: att undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp. En chef som har tagit emot dem behöver veta precis vilka de är, för det är fördelningen som avgör vad som förväntas av den rollen den dag något faktiskt händer.
Fyra saker som krävs för att en fördelning ska gälla
- 1
Den går till en person, inte till en befattning
En fördelning som pekar på en roll i ett organisationsschema träffar ingen. Den ska gå till någon med namn, som vet om att den har tagits emot.
- 2
Den som tar emot vet vad uppgifterna innebär
Kunskapskravet är en del av fördelningen. En chef som aldrig har fått höra vad systematiskt arbetsmiljöarbete kräver kan inte heller bedöma när det brister.
- 3
Befogenheter och resurser följer med
Uppgiften att åtgärda en risk är verkningslös utan mandat att beställa åtgärden och en budget att ta den ur. Följer de inte med är fördelningen inte gjord.
- 4
Den går att lämna tillbaka
Räcker inte tiden, pengarna eller mandatet ska uppgiften kunna returneras till den som kan besluta om dem. En fördelning utan den vägen ut är en ansvarsplacering, inte en arbetsfördelning.
Arbetsmiljöansvar är inte samma sak som straffansvar
En uppgiftsfördelning flyttar arbetsuppgifter, inte skuld. Vem som kan ställas till svars efter en olycka avgörs i efterhand av vilka möjligheter personen faktiskt hade att agera. Hade befogenheterna eller resurserna inte följt med uppgiften hjälper det inte att namnet står på papperet – och omvänt kan den som i praktiken styrde arbetet få svara för det utan att någon fördelning pekar ut hen. Därför ska fördelningen spegla hur arbetet verkligen är organiserat.
Det här behöver en chef kunna visa
- Vilka arbetsmiljöuppgifter som är fördelade till rollen, och av vem
- Att riskerna i den egna verksamheten är undersökta och bedömda, och när det gjordes senast
- Vilka åtgärder som är beslutade, vem som ska utföra dem och när de ska vara klara
- Hur tillbud och olyckor tas emot, utreds och återkopplas till dem som berörs
- Att medarbetarna har de kunskaper och instruktioner arbetet kräver innan det påbörjas
- När uppgifter har lämnats tillbaka, och vad som hände sedan
Returnering är en åtgärd, inte ett nederlag
En chef som saknar resurser för att åtgärda en risk ska lämna tillbaka uppgiften till den som kan besluta om resurserna. Det låter dramatiskt och är i praktiken ett mejl. Poängen är att beslutet då fattas där pengarna finns, och att ingen i efterhand behöver reda ut vem som visste vad. Hur en returnering formuleras så att den fungerar som både åtgärd och dokumentation är en av de saker utbildningen går igenom.
Vanliga frågor från chefer
- Räcker BAM för en chef?
- BAM ger grunden alla behöver, men den kan inte svara på vad just er fördelning innehåller. Den delen är alltid verksamhetens egen, och det är den som brukar saknas den dag Arbetsmiljöverket ställer frågan.
- Vi har fördelat uppgifterna muntligt. Gäller det?
- En muntlig fördelning kan gälla, men den är svår att visa och lätt att minnas olika. Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete kräver dessutom skriftlig fördelning i verksamheter med minst tio anställda.
- Kan ledningen fördela bort sitt eget ansvar?
- Nej. Ledningen svarar för att fördelningen är gjord till någon med kunskap, befogenheter och resurser, och för att följa upp att den fungerar i praktiken. Det ansvaret går inte att delegera vidare.
Vet ni vad som står i er fördelning?
Ta kontakt så går vi igenom den som den ser ut i dag, innan någon behöver leta fram den av andra skäl.
Se arbetsmiljökurserna
